Abschriftsbeglaubigung: Dokumente von Behörden oder für Behörden
Bei einer amtlichen Beglaubigung stammt das Original von einer Behörde oder die Kopie ist für eine Behörde bestimmt. Wird zum Beispiel eine beglaubigte Kopie des Personalausweises benötigt, kann das Bürgeramt diese ausstellen. So wird bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Nicht amtlich beglaubigen dürfen Rechtsanwälte, Steuerberater, Buchprüfer und Vereine. Neben den Behörden sind immer Notare beglaubigungsberechtigt.
Urkunden zum Personenstand gibts nur von der Ausstellerbehörde
Für Urkunden zum Personenstand, etwa Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden kann der Gang zu dem Standesamt notwendig werden, welches die Urkunde ausgestellt hat. Für den Antrag auf einen Erbschein etwa benötigt der Erbe seine Geburtsurkunde und die Sterbeurkunde des Erblassers. Hat er lediglich eine einfache Kopie seiner Geburtsurkunde, muss diese beglaubigt werden – das kann nur das zuständige Standesamt erledigen. Existiert aber bereits eine beglaubigte Kopie, kann zum Beispiel auch ein Notar eine weitere Kopie erstellen und beglaubigen.
Grundbuchauszug: Amt oder Notar
Ähnlich verhält es sich mit Auszügen aus dem Grundbuch: Die kann das zuständige Grundbuchamt ausstellen. Einen gesicherten Onlinezugang zum Grundbuch hat aber auch ein Notar. Dieser kann also auch Auszüge aus dem Grundbuch beglaubigen, muss dazu aber den Beweis selbst gezogen haben.
Schulzeugnisse kann sogar der Pfarrer beglaubigen
Gut zu wissen: Zeugnisse sind ein Sonderfall. Wer eine Abschrift benötigt, kann sich auch an seine alte Schule oder Hochschule wenden – und als Kirchenmitglied sogar ans Pfarramt seiner Gemeinde. Menschen, die zum Beispiel im Ausland studieren, heiraten oder eine Immobilie kaufen wollen und dafür Beglaubigungen brauchen, müssen weitere Formalien einhalten.
Amtliche Beglaubigung nur mit Originaldokument
Für eine amtliche Beglaubigung wird grundsätzlich das Originaldokument benötigt. Dieses muss unverändert sein. Wurden Wörter durchgestrichen oder das Dokument erkennbar korrigiert, etwa durch Tipp-Ex oder Durchstreichungen, wird es mitunter nicht anerkannt. Außerdem sollte das Dokument vollständig vorliegen. Bei einer Beglaubigung nur eines Auszuges ist der Beweiswert sehr eingeschränkt.
Kopien beglaubigen lassen – mit Unterschrift und Siegel
Bestimmte Merkmale muss auch die Beglaubigung erfüllen: Sie muss mit einem Vermerk versehen sein, der besagt, dass die Abschrift mit dem Original übereinstimmt. Der Beglaubigende muss die Kopie unterschreiben. Zudem muss der Abdruck eines Dienstsiegels erkennbar sein. Notarin Barbara Winter aus Berlin sagt: „Erstreckt sich das Schriftstück über mehrere Seiten, muss es mit Schnur und Siegel verbunden werden.“ Bedeutet: Es ist eine feste Verbindung der einzelnen Seiten nötig, nebst Beglaubigungsvermerk mit Siegel und Unterschrift.
Tipp: In der Regel ist es günstiger, zu der Beglaubigungsstelle eine Kopie mitzunehmen.
